Meetings bringen sehr viel mehr wenn sie gut vorbereitet sind, als solche Meetings, die "Freestyle" von den Anwesenden selbst gesteuert werden. Dabei ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Moderator:innen ihre Rolle annehmen und einen echten Mehrwert beitragen. Moderator:inne konzentrieren sich auf eine strukturierte und zielführende Steuerung des Prozesses.
Die Moderation eines Meetings ist deshalb eine der Schlüsselkompetenzen einer jeden Führungskraft
Die Moderation eines Meetings ist deshalb eine der Schlüsselkompetenzen einer jeden Führungskraft
Grundsatzfragen
- Ist das Meeting überhaupt nötig? Alternative: Einzelgespräche
- Ist das Thema für das Meeting überhaupt geeignet?
- Gibt es Entscheidungen im Vorfeld zu treffen? Einzelentscheidungen?
- Routine-Meeting – Ist der Turnus überhaupt sinnvoll?
- Braucht es ein Protokoll? Wer übernimmt diese Aufgabe?
Allgemeines
- Meeting = harte Arbeit
- Nicht zu „sozialem Wohlfühlanlass“ verkommen lassen
- Das Wichtigste: Realisierung des Abgemachten durch Festlegung der Zuständigkeit und ter- minierter Nachkontrolle.
Sitzungsformen
Informationsmeeting
- Wissensdefizite ausgleichen
- Gedanken- und Meinungsaustausch
Problemlösungsmeeting
- Problemdefinition bzw. Lösungssuche
- Bewertung der Lösungswege
- Aktionsplan
Meeting-Zielformulierung des Sitzungsleiters
- Was ist mein Hauptziel?
- Welche Punkte müssen unbedingt zur Sprache kommen?
- Welche Entscheidungen müssen getroffen werden?
- Was muss ich erreichen?
- Was will ich vermeiden?
- Wo liegen mögliche Konflikte?
- Wie ist der Informations- und Wissensstand der TN?
Wer soll am Meeting teilnehmen? / Vorbereitung
- Weiss jeder TN über die an ihn gestellten Erwartungen Bescheid
- Sind unterschiedliche Sichtweisen vorhanden?
- Nehmen nur TN teil, die selbst von der Besprechung profitieren oder einen Beitrag zur Ziel- erreichung leisten können?
- Können die TN Beschlüsse und Entscheidungen umsetzen?
- Werden mit den geladenen TN die Probleme diskutiert und nicht zerredet?
- Lässt sich ein gemeinsamer Besprechungstermin finden?
Rolle der Sitzungsleitung
Der Sitzungsleiter führt die Sitzung und ist ganz bewusst „Moderator“ und so in einer neutralen Rol- le! Will er sich zu einem Thema bewusst einbringen, macht er seinen Rollenwechsel transparent.Moderationstools
- Ausgangsfragen präsentieren: Auf FC / Tafel jederzeit für alle sichtbar. Wertschätzende, nicht bewertende Formulierung
- Kartenabfrage: Pro Frage drei Karten – Vorteil der übersichtlichen Gruppierung
- Mind-Map-Methode: Baumstrukturen; Alles auf einen Blick ersichtlich
- Galerie-Methode: Jeder Problembereich wird mit den zugehörigen Lösungsansätzen auf ein FC aufgeführt. Dann spazieren die TN von Chart zu Chart und notieren Kritik, Anregungen, Verbesserungen usw.
- Brainstorming: Regeln: Keine Coyright Mentalität. Quantität vor Qualität. Keine Kritik
- Brainwriting für die Aktivierung von zurückhaltenden TN: Formular für jeden TN mit Frage- stellung. Obere Zeile Lösungsansätze, Linke Spalte TN. Rotation des Formulars.
Nachbereitung
- Ergebnisprotokoll mit To-do-Liste inkl. Zuordnung
- Evtl. Fotoprotokolle
- Persönliche Nachbereitung (Notizen, Sitzungstagebuch etc.)
