Selbstmanagement Blog

Anwendung

1. Aufgaben und Aktivitäten definieren.

... auf die Reihenfolge, die anstehenden Aufgaben für den nächsten Tag zusammengestellt. Dieses sollte im optimalen Fall einen Tag vorher geschehen.Wenn etwas am Vortag nicht erledigen werden konnte, wird dieses auch hier eingefügt.

Beim zweiten Arbeitsschritt werden die voraussichtlichen Zeitspannen für jede Aufgabe abgeschätzt. Dabei ist wichtig, dass Sie den Zeit- aufwand realistisch zu schätzen versuchen und hier auf Erfahrungen aus der Vergangenheit zurückgreifen. Es bewährt sich, den  voraussichtlichen Zeitaufwand nicht zu knapp zu bemessen und sich eigene Zeitlimiten zu setzen. Es lohnt sich unbedingt, Pufferzeiten einplanen

Die 60 : 40 % Regel

Da niemand und kein Arbeitsplatz frei von Störungen von außen und innen ist, sollte man nicht davon ausgehen, dass die für eine Aufgabe veranschlagte Zeit auch hundertprozentig zur Bewältigung der Aufgaben verfügbar ist. Ohne Pufferzeiten einzuplanen, also Zeiträume vorzusehen, in denen keinerlei Aktivitäten geplant sind, kommt man im Grunde nicht aus, wenn man nicht permanent "unter Strom" stehen oder, anders ausgedrückt: in Dauerstress geraten will.

Bei der Planung von Aktivitäten empfiehlt es sich von folgenden Annäherungswerten auszugehen:

- 60% der Zeit kann im Allgemeinen konkret "verplant" werden

- 40% der Zeit dagegen sollte als Zeitpuffer dienen

Die Hälfte der Pufferzeit sollte dabei für unerwartete und spontane Aktivitäten reserviert werden. Natürlich kann es trotz Anwendung der 60:40-Regel dazu kommen, dass einem die Zeit für die Erledigung bestimmter Aufgaben nicht reicht. Ursache hierfür kann zum Beispiel die Leistungskurve sein. Daher sollten grundsätzlich ausreichend Pausen in einer Tagesplanung nicht fehlen.

3. Entscheidungen treffen (Prioritäten setzen)

Auch beim besten Willen: Ohne Weglassen, (Ab-)Kürzen, Schwer- punktsetzung und Delegation von Aufgaben an andere kommt man meistens in einer vorgegebenen Zeit nicht zum Ziel.

Die wichtigste Aufgabe bei diesem Arbeitsschritt besteht in dem Setzen von Prioritäten. Dies kann auf verschiedene Art und Weise geschehen. Ob nach Eisenhower, ABC oder einer anderen Planungsart, sollten die Aufgaben betrachtet und konsequent behandelt werden.

Auch wenn am Ende des Tages noch Zeit wäre, sollten vorher delegierte Aufgaben nicht von Ihnen erledigt werden. Besser sollten Sie dieses Wissen in die nächsten Tagesplanungen aufnehmen und dafür mehr "A"-Aufgaben erledigen.

4. Nachkontrolle

Nicht nur eine Kontrolle der einzelnen Punkte, sondern auch eine Kontrolle der Planung sollte hier erfolgen. Hierbei sollte die Genauigkeit der Planung überprüft werden und ggf. in zukünftige Planungen einfließen.

Die erneute Kontrolle aller am Tag bearbeiteten Aufgaben und deren Erfüllungsgrad kann evtl. vergessene oder doch nicht ganz erledigte absichern. Offene Aufgaben müssen dann natürlich in die Planung für den nächsten Tag aufgenommen werden.

...Volksvermögens. Banken sollten sich also vornehmlich um diese 20 % der Menschen kümmern und ein Großteil ihrer Auftragslage wäre gesichert.

Daraus leitet sich das Pareto-Prinzip ab. Es besagt, dass sich viele Aufgaben mit einem Mitteleinsatz von ca. 20 % so erledigen lassen, dass 80 % aller Probleme gelöst werden

Wirkungskreis
Das Pareto-Prinzip gilt für viele Vorgänge in Ökonomie, Ökologie und Soziologie. Ganz allgemein besagt es, dass mit wenig Input (Zeit, Ressourcen, Aufwand) ein großer Teil des erreichbaren Outputs (Lernerfolg, Geld, Belohnung, Zeitersparnis usw.) realisiert werden kann.

Praktische Anwendung
1. Definieren Sie, ob die anstehende Aufgabe "die perfekte Lösung" braucht. Bedenken Sie, dass die perfekte Lösung häufig gar nicht möglich ist, da sich die Umstände sowieso permanent ändern.

2. Mnimieren Sie den Aufwand indem Sie sich schon nach relativ kurzer Zeit mit dem Resultat zufrieden geben. Das braucht Mut! Seien Sie aber so flexibel, bei Bedarf einzugreifen und - wo angebracht - nachzukorrigieren.